Masz pytanie? Zadzwoń 24h! +48 795 790 719 kancelaria@mentorgroup.pl

Audyt prawny czyli słów kilka o Due Diligence

18 sierpnia 2018 | Audyt prawny

Audyt prawny czyli słów kilka o Due Diligence

Audyt to nic innego jak kompleksowe badanie podmiotu, które pozwala określić, czy określony podmiot/ przedsiębiorca działa rzetelnie i właściwie prowadzi swoje interesy. Najpopularniejszymi rodzajami audytu są audyt finansowy i prawny – i ten ostatni rozwiniemy w niniejszym artykule.   

Audyt prawny (potocznie: due diligence) tymczasem to rewizja prawna podmiotu, która dostarcza nam wiedzy i informacji o działalności podmiotu pod względem prawnym, z uwzględnieniem poprawności prowadzenia interesów firmy, jego rentowności, weryfikacji podjętych przez przedsiębiorcę/ osobę prawną ryzykach prowadzonej działalności i praktyk prawnych, szans na rozwój. Audyt prawny jest narzędziem, służącym poprawie bezpieczeństwa prowadzenia określonej działalności.

Audyt prawny – cel przeprowadzania.

Audyt prawny jest powszechnym i zalecanym (a niekiedy niezbędnym) instrumentem w przypadku:

  • planowanego przejęcia, połączenia lub przekształcenia spółki – audyt pozwoli na uzyskanie rzetelnej informacji o sytuacji przedsiębiorstwa, nierzadko określa pozycję wyjściową w negocjacjach;
  • planowanej zmiany struktury udziałowej, zbycia lub nabycia udziałów, podwyższenia kapitału, reorganizacji Spółki – pozwala ocenić kondycję prawną i finansową, która następnie służy do realnej oceny wartości Spółki;
  • wejścia Spółki na giełdę;
  • wzrostu ryzyka kontroli Spółki przez organy Państwa;
  • negatywnej oceny Spółki i fatalnej sytuacji rynkowej, konfliktów wewnątrz Spółki – pozwala ustalić przyczyny takiego stanu i wdrożyć działania naprawcze;
  • planowanego objęcia funkcji w organach Spółek (szczególnie Zarząd, Rada Nadzorcza);
  • znacznych zmian lub rozszerzania zakresu działalności Spółki, zmian przedmiotu jej działalności, zmiany rynku, tworzenie nowej polityki rozwoju.

Audyt prawny – jakie daje korzyści?

Główną zaletą audytu jest „prześwietlenie” firmy na wylot, nierzadko pod każdym aspektem (o czym niżej). Audyt pozwala osiągnąć rzetelną transparentność działalności Spółki, działań Zarządu, ocenić rentowność podjętych działań i zawartych umów, co jest nierzadko niezbędne w rozmowach z kontrahentami ale i samymi wspólnikami.

Co więcej zyskamy dzięki audytowi?

  • szczegółową ocenę dotychczasowej działalności, poprawności podjętych działań (przez Zarząd, Radę Nadzorczą, Wspólników, Dyrektorów Zarządzających) i zastosowanego ryzyka działalności;
  • możliwość identyfikacji przyszłych ryzyk prowadzonej działalności;
  • zalecenia do wprowadzenia efektywnych rozwiązań – dla osiągnięcia wyższych zysków/ umocnienia struktury działalności/ ugruntowania pozycji na rynku;
  • zabezpieczenie majątku Spółki/ Zarządu, zwłaszcza w przypadku interesów obarczonych wysokim ryzykiem;
  • wprowadzenie rozwiązań minimalizujących ryzyko prawne, stworzenie zabezpieczeń, działań naprawczych;
  • szczegółowy raport końcowy pozwalający ocenić szansę przyszłych inwestycji, który może być planem zabezpieczającym, planem naprawczym, harmonogramem działań;
  • ochronę prawną i wyprowadzenie obecnej sytuacji Spółki;
  • minimalizację odpowiedzialności Zarządu za działalność Spółki.

Audyt prawny – jak go przeprowadzić krok po kroku?

Audyt prawny może być kompleksowy tj. obejmować całościową analizę danego biznesu, podmiotu, we wszelkich aspektach, może też być częściowy – bądź to w zakresie poszczególnych zagadnień, bądź ram czasowych.

Zagadnienia, które najczęściej są objęte audytem to na przykład:

  1. struktura właścicielska / kapitałowa,
  2. sprawy korporacyjne (analiza umowy Spółki, uchwał NZW oraz uchwał Zarządu, regulaminów, dokumentów rejestracyjnych),
  3. prawidłowość działań Spółki w zakresie obowiązków rejestrowych (już zgłoszonych, oczekujących na zgłoszenie), analiza treści wpisów do KRS,
  4. przegląd i analiza zawartych kontraktów i umów handlowych w tym w zakresie finansowania zewnętrznego oraz ze środków Unii Europejskiej, pod kątem prawidłowości oraz ryzyk związanych z tymi zapisami oraz przepisów wykonawczych (wewnętrznych) do tych umów;
  5. analiza dokumentów, w tym wewnętrznych skutkujących osobistą odpowiedzialnością Zarządu Spółki i wspólników;
  6. analiza zobowiązań Spółki;
  7. analiza księgi uchwał / księgi protokołów pod kątem jej rzetelności oraz prawidłowości prowadzenia;
  8. analiza ewentualnych sporów sądowych/postępowań administracyjnych, w których ewentualnie uczestniczy podmiot badany,
  9. analiza księgowa/ podatkowa;
  10. analiza spraw pracowniczych/ kadrowych,
  11. analiza zagadnień związanych z prawem własności intelektualnej i znaków  towarowych, ochroną danych osobowych czy tajemnicą przedsiębiorstwa.

Przeprowadzenie audytu składa się z kilku etapów. Pierwszy związany jest z gromadzeniem dokumentacji. Po sporządzeniu listy niezbędnych dokumentów, podmiot badany winien przekazać do badania wszelkie dokumenty, bowiem jedynie całościowa ocena danego zagadnienia czynić będzie audyt efektywnym. Następnie następują dwa najbardziej czasochłonne etapy – analityczny (badanie dokumentów) oraz nadzorczy (związany z opracowaniem i wdrożeniem określonych procedur naprawczych, zminimalizowania ryzyka działalności, sporządzeniem określonych wzorców dokumentów do wprowadzenia).

Ten ostatni etap minimalizuje ryzyko naruszeń prawa, zapewnia dostosowanie działań do wymogów prawnych, minimalizuje ryzyko Zarządu związane z odpowiedzialnością osobistą za działalność Spółki.

Audyt prawny – ile czasu potrzeba na jego przeprowadzenie?

Czas trwania audytu jest zróżnicowany. Uzależnione jest to od jego zakresu, wielości zagadnień ujętych do badania, wielkości udziałów/ struktury właścicielskiej, zmian umów. Co do zasady – im dłuższy czas trwania Spółki objęty audytem, tym więcej czasu należy poświęcić na szczegółowe badanie. Audyt bowiem ma wyeliminować lub zminimalizować ryzyko związane tak z dotychczasową działalnością, już przeprowadzoną, a tym samym odpowiedzialnością Zarządu za chociażby zawarte kontrakty, ale również działalnością planowaną; ma zapewnić przejrzystość na zewnątrz i wewnątrz Spółki, a dodatkowo zapewnić spokojny sen tym, którzy za działania Spółki odpowiadają.

Czy warto oszczędzać na audycie prawnym?

Oczywiście, że TAK ! I to dosłownie ! Nawet bowiem częściowy audyt – kompleksowa analiza poszczególnych zagadnień bardzo często pokazuje jak zaoszczędzić – jednym z efektów audytu mogą być zalecenia dotyczące np. restrukturyzacji finansów, struktury pracowniczej Spółki czy zakresu/ przedmiotu jej działalności.

Nierzadko audyt wprost wskazuje przestrzenie działalności Spółki które nie przynoszą zysku bądź generują zbyt wysokie koszty. Niezależnie – audyt przeprowadzony w odpowiednim momencie minimalizuje ryzyko finansowe na przyszłość, wskazuje na działania które należy podjąć, aby uniknąć zarówno oczywistych kosztów / wydatków, ale i tych początkowo niewymiernych, związanych z osobistą odpowiedzialnością Zarządu Spółki, czy Rady Nadzorczej, które nierzadko są znacznie dotkliwsze niż przejściowe kłopoty finansowe Spółki, rodzą odpowiedzialność odszkodowawczą ale i karną członków organów Spółki. To dzięki due diligence takie ryzyko można zminimalizować, a nierzadko wyeliminować.

Zarząd poznaje bowiem struktury pozwalające zabezpieczyć Spółkę  ale i członków jej organów przed chociażby skutkami niepewności czy chwiejnością rynku.

Audyt prawny – jakie korzyści niesie dla Twojej firmy?

Audyt prawny spośród wielu korzyści z jego przeprowadzenia pozwoli Twojej firmie między innymi na:

  • wyeliminowanie z wzorców umów z kontrahentami niedozwolonych wzorców umownych, których stosowanie naraża Spółkę na znaczną odpowiedzialność finansową;
  • w umowach z kontrahentami doprecyzowanie zapisów niejasnych bądź które na skutek wadliwego zapisu grożą odpowiedzialnością odszkodowawczą Spółki;
  • wprowadzenie umów ramowych oraz zapisów – w umowach, w tym w umowie Spółki – bardziej korzystnych dla Spółki niż przepisy powszechnie obowiązujące, a możliwe do wprowadzenia;
  • rejestracja znaków graficznych oraz patentów umacniające pozycję firmy na rynku oraz zapewniające większą rozpoznawalność;
  • zabezpieczenie praw autorskich oraz praw Spółki w tym tajemnicy handlowej po wygaśnięciu umów z kontrahentami, pracownikami;
  • stworzenie wzorców dokumentów kadrowych, pracowniczych, korporacyjnych.